Nebenkostenabrechnung: Diese Rechte & Pflichten gelten
Jeder Mieter kennt es: Die jährliche Nebenkostenabrechnung liegt im Briefkasten und es besteht die Sorge, dass man ordentlich Geld nachzahlen muss. Die wenigsten Mieter kennen sich jedoch mit den Gesetzmäßigkeiten der Nebenkostenabrechnung aus. Dabei gibt es sowohl für Mieter als auch Vermieter einige Fristen und Regeln zu beachten, wenn es darum geht, Nebenkosten korrekt abzurechnen. Lesen Sie weiter, um Ihr Wissen zu erweitern und erfahren Sie, was es bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten gibt.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung
Mithilfe der Nebenkostenabrechnung können Nebenkosten abgerechnet werden, die über einen Zeitraum von einem Jahr durch den Mieter einer Immobilie an den Vermieter geleistet werden müssen. Die Nebenkostenabrechnung muss einmal im Jahr erstellt werden, vorausgesetzt, dass der Mieter innerhalb des Abrechnungszeitraums bereits Vorauszahlungen der Nebenkosten bezahlt hat.
Die Nebenkostenabrechnung liefert Aufschluss darüber, welche Nebenkosten bereits durch die Vorauszahlungen gedeckt werden können und welche Kosten noch vom Mieter zu leisten sind.
Wie sieht eine Nebenkostenabrechnung aus?
Es gibt keine Vorlage, an die sich Vermieter für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung halten müssen. Vielmehr können Sie auf Mustervorlagen aus dem Internet zurückgreifen und sollten dabei darauf achten, folgende wichtige Angaben bei der schriftlichen Abrechnung nicht zu vergessen: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Betriebskostenanteil des Mieters, geleistete Vorauszahlungen durch den Mieter.
Der Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum darf gemäß Paragraph 556 BGB höchstens 12 Monate umfassen. Der 31. Dezember stellt dann meist auch das Ende der Abrechnungsperiode dar. Es kann auch auf einen kürzeren Abrechnungszeitraum bei der Nebenkostenabrechnung hinauslaufen, nämlich für den Fall, dass innerhalb eines Jahres die Mieter wechseln.
Überblick über die Gesamtkosten
In der Nebenkostenabrechnung werden alle Kostenarten aufgelistet, die auf den Mieter zukommen. Zusätzlich gilt es, zunächst alle Gesamtkosten der einzelnen Kostenarten aufzuführen, die für die Wohnung entstanden sind. Erst im weiteren Schritt müssen diese Gesamtkosten auf den adressierten Mieter heruntergebrochen werden.
Der Verteilerschlüssel
Der Verteilerschlüssel, auch Umlageschlüssel genanntn, gibt an, in welchem Verhältnis die Gesamtkosten auf den Mieter umzulegen sind. Der Verteilerschlüssel ist zumeist im Mietvertrag angegeben. Andernfalls muss dieser im Verhältnis zur Wohnfläche, also nach Quadratmetern, berechnet werden.
Wollen Vermieter die Kosten nicht nach Wohnfläche umlegen, so können Sie im Mietvertrag einen der folgenden anderen Verteilerschlüssel festlegen:
- Personenanzahl
- Anzahl der Wohneinheiten
- Verbrauch
- Anteil der Wohnfläche
Welcher Umlageschlüssel ausgewählt werden kann, hängt davon ab, welche Art von Kosten vorliegen. So bietet es sich unter anderem für die Abfallgebühren an, über die Anzahl der Personen abzurechnen. Die Abrechnung über die Wohneinheiten dagegen ergibt für Nebenkosten für Kabelanschlüsse oder die Grundsteuer Sinn. Der Nebenkosten-Umlageschlüssel nach Verbrauch kommt zum Einsatz, wenn Heizkosten bezahlt werden müssen. Der Verteilerschlüssel nach Wohnfläche bietet sich hingegen bei Abwasserkosten an.
Um den Verteilerschlüssel, der im Vertrag festgelegt wurde, zu ändern, benötigt der Vermieter die Zustimmung aller Mieter. Das allgemeine Einverständnis ist jedoch selten vorhanden, da mit einem Wechsel des Schlüssels höhere Kosten für die Mieter einhergehen können. Somit sollten Vermieter bei der Festsetzung des Umlageschlüssels im Mietvertrag sicher sein, dass Sie den richtigen gewählt haben.
Berechnung des Betriebskostenanteils des Mieters
Der Anteil des Mieters an den Nebenkosten hängt davon ab, welcher Verteilungsschlüssel ausgewählt wurde. Verdeutlichen wir den Sachverhalt an einem einfachen Beispiel:
- Die Gesamtkosten für die Hausbeleuchtung in einer Wohngemeinschaft liegen bei 60 Euro in der betrachteten Periode
- Es gibt 6 Wohneinheiten
- Abgerechnet wird nach Wohneinheit
Dementsprechend muss der jeweilige Mieter ein Sechstel der Kosten bezahlen. Der Betriebskostenanteil beträgt für die Hausbeleuchtung 10 Euro pro Mieter.
Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Sind die Nebenkosten übersichtlich dargestellt, erfolgt eine Verrechnung dieser mit der Summe der Vorauszahlungen, die der Mieter gegebenenfalls schon geleistet hat. Somit ergibt sich ein zu zahlender Betrag, den der Mieter dem Vermieter letztlich fristgerecht überweisen muss.
Welche Nebenkosten Mieter zahlen müssen
Mieter müssen neben der vereinbarten Kaltmiete auch Betriebskosten zahlen, die mit dem Wohnen in der Mietwohnung einhergehen. Bei der Wohnungsnutzung fallen unterschiedlichste Kosten an, die der Vermieter auf die Mieter umlegen kann. Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen unter anderem:
- Grundsteuer
- Warmwasserkosten
- Heizkosten
- Abwassergebühr
- Betriebskosten des Aufzugs
- Straßenreinigung, Müllentsorgung und Gebäudereinigung
- Stromkosten, Reinigungskosten und Wartungskosten der Gemeinschaftsräume
- Schornsteinreinigung
- Sachversicherungen und Haftpflichtversicherung
- Lohnkosten des Hausmeisters
Typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung
Unvollständigkeit der Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung muss folgende Punkte enthalten:
- Abrechnungszeitraum
- Übersicht der Gesamtkosten
- Verteilerschlüssel
- Kostenanteils des Mieters
- Geleistete Vorauszahlungen
Einige Vermieter machen jedoch den Fehler, grundlegende Angaben zu vernachlässigen. Mieter sind jedoch dazu verpflichtet, die Abrechnung zu prüfen und Fehler umgehend dem Vermieter mitzuteilen. Werden nicht alle Angaben gemacht, so wird dem Mieter die Möglichkeit zum Prüfen genommen.
Ungültigkeit aufgrund von Abweichungen
Im Mietvertrag ist festgelegt, in welcher Art und Weise Betriebskosten vom Mieter zu zahlen sind. So stehen die jeweiligen Kostenarten sowie die Verteilerschlüssel im Mietvertrag. Weicht der Vermieter nun mit seinen Angaben in der Nebenkostenabrechnung von den zuvor gemachten Absprachen ab, ist die Abrechnung fehlerhaft.
Verspäteter Zugang
Ein weiterer Fehler, den Vermieter beim Ausstellen der Nebenkostenabrechnung machen, ist es, die Frist zu missachten. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Ist der Zugang der Nebenkostenabrechnung verzögert, so hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf die Nachzahlung der Nebenkosten.
Unrechtmäßig hohe Nebenkosten
Für den Fall, dass der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung vorliegt, die dem Mieter zu hoch erscheint, ist es ratsam, dass dieser die Nachzahlung trotz der Zweifel zunächst fristgerecht bezahlt. Wenn der Mieter die Nachzahlung nicht innerhalb der Frist überweist, kann dies nämlich einen Kündigungsgrund für den Vermieter darstellen. Eine andere Möglichkeit, die dem Mieter in dieser Situation zur Verfügung steht, ist es, Widerspruch einzulegen oder einen Einblick in die Rechnungen des Vermieters zu verlangen.
